Choć prowadzenie sklepu internetowego to bardzo atrakcyjny pomysł na biznes, wielu początkujących przedsiębiorców może poczuć zniechęcenie na myśl o związanych z nim formalnościach.
Jeden z takich demotywujących czynników stanowi ewidencja sprzedaży na kasie fiskalnej. Na szczęście w przypadku większości e-commerce’ów nie jest ona obowiązkowa. Zapoznaj się z naszym poradnikiem, aby dowiedzieć się więcej na ten temat!
Spis treści artykułu:
Sprzedaż przez Internet a kasa fiskalna
Każdy sprzedawca, który spełnia warunki określone w Rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 20 grudnia 2017 roku, zwolniony jest z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. W takim przypadku może wystawiać klientom faktury imienne zamiast paragonów. Przywilej nie dotyczy jednak wszystkich właścicieli e-commerce’ów. Aby z niego skorzystać, musisz:
- prowadzić wyłącznie sprzedaż wysyłkową (za pośrednictwem firm kurierskich bądź poczty),
- oferować towary, których sprzedaż nie wymaga ewidencji na kasie fiskalnej,
- pobierać opłaty jedynie w formie bezgotówkowej.
Większość sprzedawców – zwłaszcza na początku działalności – wpisze się więc w wytyczne zdefiniowane w rozporządzeniu. Warto nadmienić, że zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej dotyczy również niektórych sklepów stacjonarnych. W takich przypadkach obrót przedsiębiorcy nie może jednak przekraczać 20 tys. zł rocznie. Właściciele e-commerce’ów nie są natomiast objęci żadnymi limitami.
Kiedy musisz mieć kasę fiskalną?
Zwolnienie z obowiązku ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej nie jest niestety dane raz na zawsze. Aby stracić do niego prawo, wystarczy w dowolnym momencie prowadzenia działalności nie wywiązać się z wymienionych wyżej warunków. Kasę fiskalną musisz więc nabyć, kiedy:
- umożliwisz klientom odbiór osobisty zamówionych produktów,
- udział produktów, których sprzedaż trzeba rejestrować na kasie, przekroczy 20% obrotu Twojego sklepu,
- udostępnisz klientom płatności gotówkowe.
Warto w tym miejscu zastanowić się nad tym, które towary wiążą się z koniecznością wystawiania paragonów. Bez kasy fiskalnej nie możesz prowadzić sprzedaży następujących artykułów:
- perfumy i wody toaletowe,
- nośniki cyfrowe i analogowe,
- tytoń oraz alkohol,
- sprzęt fotograficzny (z wyłączeniem części i akcesoriów),
- urządzenia telekomunikacyjne i RTV (z wyłączeniem części oraz anten),
- przyczepy i naczepy,
- silniki i nadwozia do pojazdów silnikowych,
- biżuteria z metali szlachetnych,
- paliwa oraz gazy.
Warto na bieżąco monitorować zmiany w przepisach, ponieważ powyższa lista może w każdej chwili ulec zmianie.
👉 Przeczytaj także: Sprzedaż w Internecie – 7 sprawdzonych sposobów
Metody płatności i dostaw a kasa fiskalna
Jak już wiesz z powyższych akapitów, prawo do zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej nierozerwalnie wiąże się z udostępnianymi klientom metodami płatności oraz dostaw. Skoro w grę nie wchodzą transakcje gotówkowe oraz odbiór osobisty, jakie rozwiązania najlepiej stosować?
Nic nie stoi na przeszkodzie, aby umożliwić klientom dokonywanie płatności za pośrednictwem szybkich przelewów. W omawianym kontekście są one traktowane dokładnie tak samo jak transfery tradycyjne. Warto jednocześnie zadbać o to, aby w tytułach przelewów pojawiały się nazwy produktów, których dotyczą opłaty.
Jeśli zdecydujesz się bowiem prowadzić sprzedaż bez kasy fiskalnej, Urząd Skarbowy zyska prawo do analizy wyciągów z Twojego konta bankowego w razie jakichkolwiek wątpliwości dotyczących transakcji. Aby uniknąć niepotrzebnych komplikacji, staraj się więc utrzymywać porządek w zamówieniach.
Z uwagi na ogromną popularność systemów szybkich przelewów (np. PayPal czy Sky-Pay), kart płatniczych oraz płatności mobilnych (BLIK) nie trzeba zanadto przejmować się powyższymi ograniczeniami. Problemy zaczynają się wtedy, gdy klient chce zapłacić za zamówienie dopiero przy jego odbiorze. Przesyłki pobraniowe to wciąż popularny sposób robienia zakupów w sieci, dający konsumentom poczucie kontroli. Na szczęście wcale nie musisz z niego rezygnować!
Wszystko dzięki temu, że prowadzisz sprzedaż wysyłkową, więc w dostawach wyręczają Cię firmy kurierskie. To one pobierają opłaty od adresatów przesyłek (także w gotówce), a Tobie przekazują zbiorczą płatność za zamówione towary (przelewem). Ponownie bardzo ważne okaże się właściwe tytułowanie transferów w celu zapewnienia przejrzystości całego procesu transakcyjnego.
Faktura imienna zamiast paragonu fiskalnego
Zwolnienie z obowiązku wystawiania paragonów nie oznacza, że obejdziesz się bez żadnych dowodów sprzedaży. Masz obowiązek wystawić klientowi fakturę imienną, jeśli poprosi on o to w ciągu 3 miesięcy od daty zakupu. Wielu przedsiębiorców robi to jednak tak czy inaczej, ponieważ dołączanie takich dokumentów do zamówień pozwala utrzymać porządek w transakcjach i ułatwia komunikację z odbiorcami.
Faktura imienna działa właściwie identycznie jak ta wystawiana zarejestrowanym firmom. Z oczywistych względów nie wpisuje się do niej NIP-u kupującego. Nie masz nawet obowiązku podawania jego numeru PESEL. Dokument, zawierający imię i nazwisko klienta, a także nazwy sprzedanych produktów, ich liczbę oraz ceny, należy dołączyć do przesyłki bądź dostarczyć odbiorcy drogą mailową. Pamiętaj, że wybrana forma musi zostać określona w regulaminie Twojego sklepu internetowego.
Sprzedaż przez Internet a kasa fiskalna – jak wystawiać faktury?
Jeśli spełniasz warunki zwalniające Cię z obowiązku posiadania kasy fiskalnej i możesz ograniczyć się do wystawiania klientom faktur, przyda Ci się wygodny system księgowy. Najlepiej zrobisz, sięgając po kompleksowe oprogramowanie sklepowe, które zapewni Ci dostęp nie tylko do tej funkcji, ale także do wielu innych, praktycznych udogodnień.
Wybierając na przykład platformę Sky-Shop, zyskujesz intuicyjny kreator stron e-commerce, gotowe integracje z hurtowniami, autorską bramkę płatności Sky-Pay i wiele, wiele więcej! Wszystkie funkcje narzędzia możesz testować za darmo przez 14 dni.
