Jak dostosować sklep internetowy do RODO?

Każdy sklep internetowy musi spełniać normy wynikające z przepisów RODO, czyli rozporządzenia o ochronie danych osobowych. Dostosowanie do nich strony internetowej może wydawać się zadaniem skomplikowanym, ale w rzeczywistości wcale nim nie jest. Wystarczy pamiętać o kilku prostych zasadach i skorzystać ze wsparcia, jakie w tym zakresie gwarantuje dobre oprogramowanie sklepowe.

RODO w sklepie internetowym – jak je wdrożyć?

W celu dostosowania sklepu internetowego do RODO odpowiednie działania powinien podjąć zarówno właściciel strony, jak i dostawca oprogramowania e-commerce. Tylko kompleksowe czynności w tym obszarze mogą zapewnić zgodność witryny z obowiązującymi przepisami. Z tego względu tematem RODO warto zainteresować się już na etapie wyboru platformy sklepowej. O ile dostawcy narzędzi SaaS dbają o dostosowywanie swoich produktów do zmieniającego się prawa, o tyle programy open source nie gwarantują takiej zgodności.

Jeśli tworzysz sklep internetowy na platformie abonamentowej, takiej jak na przykład Sky-Shop, nie musisz przejmować się kwestiami prawnymi. Oprogramowanie jest dostosowane do obowiązujących przepisów, więc Twoja strona zawsze będzie działała zgodnie z RODO. Tobie pozostanie tak naprawdę tylko stworzenie i udostępnienie klientom właściwych dokumentów.

Funkcje sklepu internetowego a RODO

Dzięki dobrej platformie e-commerce sprawnie dostosujesz swój sklep internetowy do RODO. Oprogramowanie powinno pozwolić Ci przede wszystkim na wprowadzenie takich funkcji jak:

• checkboxy pozwalające użytkownikom wybrać obszary, w których zezwalają na wykorzystywanie ich danych osobowych,
• kompleksowe zabezpieczenie serwerów i szyfrowanie przechowywanych na nich danych,
• wyświetlanie baneru z informacją dotyczącą zbierania plików cookies,
• archiwizowanie danych (w tym zgód na przetwarzanie danych osobowych),
• możliwość udostępnienia danych użytkowników np. w formie pliku XML,
• opcja całkowitego usunięcia zebranych danych o użytkownikach.

👉 Dowiedz się, jakie funkcje powinien posiadać sklep internetowy.

RODO a działania właściciela sklepu internetowego

Skoro o wszystkie powyższe kwestie z łatwością zadbasz dzięki funkcjom dostępnym w ramach oprogramowania sklepowego, jakie obowiązki w związku z RODO pozostają po Twojej stronie? Chodzi przede wszystkim o przygotowanie lub aktualizację regulaminu witryny, polityki prywatności i polityki cookies. Na tym etapie warto skorzystać z pomocy doświadczonego prawnika i zwrócić uwagę na takie kwestie jak:

• Zgoda marketingowa – użytkownik Twojej strony musi mieć możliwość udzielenia (lub odrzucenia) zgody na otrzymywanie newslettera, informacji o rabatach itp. Taka opcja powinna mieć postać oddzielnego checkboxa. Musi też jasno określać, na co dokładnie przystaje klient, i nie może zostać ukryta w regulaminie. Niedopuszczalne jest też domyślne zaznaczanie okienka ze zgodą i utrudnianie jej wycofania.
• Zakres danych wymaganych w formularzach – od użytkowników możesz wymagać jedynie zgód niezbędnych do przeprowadzenia sprzedaży i dostawy zamówienia. Wszystkie pozostałe muszą pozostać opcjonalne. Pamiętaj m.in. o możliwości usunięcia adresu zamieszkania z etykiety drukowanej, jeśli produkty wysyłane są do paczkomatów.
• Pasek informacyjny o plikach cookies – powinien zawierać odnośnik do bardziej obszernego opisu, który wyjaśnia sposób wykorzystywania plików cookies w Twoim sklepie (np. w ramach polityki prywatności).
• Obowiązkowe informacje przy pozyskiwaniu danych – aby zgodnie z prawem zbierać dane użytkowników, musisz poinformować ich przede wszystkim o: celach i podstawie prawnej przetwarzania danych, prawach klienta (np. do usunięcia jego danych) czy przewidywanym czasie skasowania zgromadzonych informacji.

Oprócz regulaminu sklepu, polityki prywatności i polityki cookies, w e-sklepie należy opracować takie dokumenty wewnętrzne jak:

• Analiza ryzyka – określa realne ryzyko incydentu związanego z technologią czy czynnikiem ludzkim w procesie zarządzania danymi osobowymi.
• Polityka ochrony danych – obejmuje spis wykorzystywanych zabezpieczeń, procedury dotyczące danych osobowych i inne czynności związane z ich gromadzeniem.
• Rejestr czynności przetwarzania – zawiera informacje dotyczące celów i podstaw prawnych przetwarzania danych oraz kategorii ich odbiorców.

Regulacje RODO w codziennej pracy

Co istotne, przepisy RODO wpływają nie tylko na infrastrukturę sklepu i opracowywane dokumenty. Odbijają się również na sposobie, w jaki właściciel firmy wykonuje codzienne prace. W celu zabezpieczenia danych osobowych należy pamiętać o takich czynnościach jak:

• wprowadzenie certyfikatu SSL na stronie w celu szyfrowania danych przesyłanych za jej pośrednictwem,
• regularne wykonywanie kopii zapasowej zgromadzonych danych oraz ich szyfrowanie,
• zakup niszczarek uniemożliwiających odtworzenie utylizowanych dokumentów,
• odpowiednie przechowywanie dokumentów papierowych,
• przydzielanie dokumentacji klientów tylko tym pracownikom, którzy faktycznie potrzebują jej do pracy,
• szyfrowanie urządzeń z dostępem do danych osobowych (zwłaszcza sprzętu mobilnego),
• zabezpieczenie (np. antywirusowe) wszystkich urządzeń prywatnych, na których wykonywane są czynności związane z danymi osobowymi.

RODO a współpraca z firmami zewnętrznymi

Zarządzając danymi osobowymi, należy mieć również na uwadze, że często są one udostępniane podmiotom trzecim. Mowa na przykład o dostawcach bramek płatności czy firmach kurierskich, których usługi są niezbędne do wywiązania się z umowy sprzedaży. W celu przekazywania danych firmom zewnętrznym nie musisz uzyskiwać dodatkowej zgody od użytkowników. Wystarczy, że zawrzesz z podmiotami Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (często dzieje się to automatycznie przy akceptacji regulaminów) i poinformujesz klientów, jakie typy firm uzyskują dostęp do ich danych.

Jak dostosować sklep internetowy do RODO? Podsumowanie

Jak widzisz, dostosowanie sklepu internetowego do przepisów RODO wcale nie musi być trudne. Wystarczy, że wybierzesz odpowiednią platformę e-commerce i zadbasz o takie dokumenty jak regulamin, polityka prywatności i polityka cookies. Pamiętaj też o jak najlepszym zabezpieczeniu urządzeń wykorzystywanych do przetwarzania danych osobowych w swojej firmie!